Задачей рекрутинговых агентств (РА) является предоставление компаниям высококвалифицированных специалистов, которые будут обеспечивать стабильное продвижение компании на рынке. Для этого РА нужно использовать в своей работе программное обеспечение (ПО) построенное на эффективных методиках подбора персонала.
Автоматизация деятельности РА дает возможность существенно сократить затраты времени по поиску сотрудников. При этом работу менеджера по работе с клиентами по приему резюме, размещению в базе, переписке, размещению вакансий, поиске резюме выполняет ПО. Поэтому менеджеры агентства могут уделять больше времени проведению собеседований с клиентами, объективно оценивая их возможности в соответствии с требованиями работодателя.
На сегодняшний день во многих странах мира очень широко используется средства автоматизации рекрутмента. Многие крупные РА и предприятия приобретают автоматизированные системы рекрутмента.
Во многих небольших агентствах основными инструментами в их работе являются телефон, скайп-конференция, почта, почтовый клиент. Работа менеджера агентства заключатся в постоянной проверке и распределении писем, резюме соискателей, иногда эти сообщения повторяются. Каждое письмо необходимо открыть вручную, прочитать и принять решение и перенести в нужную паку своего компьютера. После этого нужно ответить на все сообщения, пообщаться по веб-конференции, телефону и соответственно все рабочее время уходит на рутинные операции.
Соответственно все отработанные резюме и вакансии находятся в папках или файлах Excel рабочего компьютера, почтового клиента, что не позволяет оперативно найти нужную информацию.
В процессе работы менеджер не всегда может отследить все события по вакансии, общение с работодателем при предложении кандидатов, всю информацию по проведенным интервью, запланированные собеседования, телефонные звонки.
Также при работе группы менеджеров в разных офисах нет возможности пользоваться единой базой информации, которая постоянно меняется. В результате теряется часть рабочей информации, не всегда принимаются оптимальные решения, что приводит к потере клиентов, вакансий и дохода агентства.
При применении средств автоматизации рекрутинга многократно сокращается время на рутинные операции у 
сотрудников агентства. Современные программные комплексы выполняют в автоматическом режиме функции рекламы вакансий, поиска соискателей, подбора резюме на вакансии по критериям пользователя. РА при этом сокращают время закрытия вакансии, повышают свой доход, экономят средства на дополнительных рабочих местах (сотрудниках, офисной технике, помещении).
При применении средств автоматизации РА получает следующие возможности для развития своего бизнеса:
Автоматизация кадрового документооборота
- Автоматизируется процесс заполнения многих документов (анкет, писем и др.) и исключаются ошибки от монотонной работы и усталости оператора. Менеджер при работе с соискателями использует шаблоны анкет, писем с автоматической рассылкой их по определенным критериям.
- Агентство организовывает общую базу данных резюме, анкет, вакансий с возможностью удобной корректировки информации и поиска ее по определенным параметрам,сохраняет историю взаимодействия по всем контактам.
- Есть возможность вносить нужную информацию при собеседовании, общении с работодателем.
- Есть возможность воспользоваться рабочей информаций сотрудникам, партнерам с любого компьютера.
- При работе нескольких офисов или агентств есть возможность импортировать их базы и сформировать общую базу данных с возможностью поиска резюме, вакансий по определенным параметрам.
- Быстро выбрать оптимального кандидата на вакансию из собственной базы кандидатов или в интернете.
- Есть возможность получить отчеты по различным статистическим данным: должностям, вакансиям, периодам работы.
Автоматизация размещения вакансий на сайтах трудоустройства
- Объявления о вакансиях на нужным сайтах будет устанавливать и продлевать система автоматизации с сохранением откликов в базе данных от каждого сайта.
- Есть возможность обрабатывать большие объемы информации и размещать вакансии намногих сайтах по трудоустройству.
Автоматизация процесса отбора кандидатов
- Система автоматически импортирует все резюме с почтовых ящиков от соискателей при отклике на вакансию с распознаванием информации.
- Есть возможность поиска резюме соискателей на нескольких сайтах с помощью одного поискового запроса и внесения его в базу данных.
- Возможен поиск вакансии по определенным параметрам.
- Есть возможность быстро создать свою базу соискателей и вакансий.
- Есть возможность вносить резюме нужного кандидата в собственную базу данных с сайтов поиска работы и из социальных сетей одной операцией.
Для РА внедрение в свою деятельность автоматизированных систем управления процессом подбора персонала на сегодня является конкурентным преимуществом и стремлением сократить временные издержки, повысить свою производительность, выйти на новый уровень в бизнесе, сделать качественный скачок и обойти конкурентов.
На сегодняшний день на рынке HR-технологий происходит постепенный переход от традиционной модели внедрения «коробочных решений» программного обеспечения к облачным решениям (Software-as-a-Service, SaaS). Это новое перспективное направление, предлагающее потребителю мобильность, гибкость (возможность работы с базой данных с любого компьютера подключенного в интернет, оперативно менять количество рабочих мест не устанавливая на них программное обеспечение), что повышает эффективность работы рекрутинговых агентств и снижает стоимость их расходов.
Компания ForresterResearch, занимающейся исследованиями рынка новых технологий, прогнозирует дальнейшее развитие облачных технологий и увеличение их доли на рынке. По данным FreeformDynamics, 75% компаний считают использование SaaS целесообразным в своем бизнесе.